各二级学院：

2024级新生已基本报到完毕，各二级学院根据教务处通知要求进行入学前档案材料资格审查，审查结束请根据以下要求收缴学生档案。

一、各二级学院成立档案材料审查小组，根据招生就业处下发的电子档案认真审查学生档案材料，要求如下：

1.要确认新生纸质档案是否完整。

2.检查比对纸质档案的相片、身份证号、姓名、考生号、省区等信息与电子档案是否一致。

3.学生档案原档案袋不得撕毁，不得损坏，不得更换不是原档案所属学校的档案袋。

4、档案材料审核完毕需在档案封口处粘贴档案封条并加盖二级学院对外公章。

二、档案材料审查小组审查无误后，以班级为单位收取2024级新生入学前档案、学生电子档案打印件（招生办公室盖章）、新生入学体检表、《新葡的京集团8814学生登记表》、学生军训成绩鉴定表。学生入学前档案袋必须密封完好，学生电子档案需打印清晰完整（页面横版打印，不得缩小图片打印）。请各二级学院辅导员告知尚未提取个人入学档案的2024级新生，可凭录取通知书到原毕业学校自行提取。如有需要开具调档函的情况，请联系招就处。

三、各班档案材料上交时需附《2024级学生档案目录登记表》、《学生档案封装审核表》（以班为单位，一个班一份），学生档案材料排序序号需与《2024级学生档案目录登记表》一致。《2024级学生档案目录登记表》电子版以学院为单位发校园邮箱：170981834@qq.com。《学生档案封装审核表》只需填“入学前档案”、“电子档案”、“学生军训成绩鉴定表”、“体检表”、“学生登记表”五项即可，其他项空着。

四、南北校区各二级学院档案审查封档完毕即可致电13156198900，联系吴老师上交档案，将学生档案材料交至大学生事务服务中心6号窗口，装入新葡的京集团8814档案袋中，11月31日前将新生档案归档完毕。为提高工作效率，送档案时每班需配备2至3名学生进行档案装袋的工作。

南校区装档时间安排如下：

五、北校区时间请各学院根据班车时间安排单独协调，请北校的学院安排好负责装档学生带好本班学生的档案集中坐班车到南校进行档案装档。

六、请各班级自备铅笔和橡皮。

附：1.学生档案目录登记表模板（新）

2.学生档案封装审核表

3.《新葡的京集团8814学生登记表》

4.档案封档模板

学生工作处

2024年10月25日