各二级学院：
2010级新生报到已经结束，目前多数学生现在手持高中档案，为防止学生丢失档案，加强档案规范管理，学生处近期拟对新生统招档案进行收交，现将注意事项通知如下：
一、各二级学院以班级为单位收集2010级学生统招高中档案，收集完后以二级学院为单位于10月8日至10月15日上交至学生处学生管理科（韩晓露）。
二、2010级新生档案上交时，《档案目录登记表》电子稿件以二级学院为单位，压缩后发学生处邮箱xscycxy@126.com；纸质档案顺序必须和电子档案顺序一致，并用铅笔在纸质档案左上角标明序号；档案电子目录录入完毕，需以班级为单位打印出来，附于每班纸质档案之首，便于查找记录；学生档案必须有档案袋封存。
三、部分已经邮寄过来的新生档案已由招办转交至学生处，但现在无法分清学生班级，请各二级学院通知寄送档案学生（详见附件）到学生处领取，分班级统一上交。
四、2008级、2009级仍有部分班级及学生档案（附2009级已上交档案班级）至今未交，各二级学院要抓紧催缴，否则将会影响毕业学生档案寄送。
五、档案目录登记表填写要求：
1、学生档案以班级为单位按生源地（明确到县市）排序，如：山东菏泽、山西大同等；
2、班级一栏填写应注明学生类别，如：本科、专科等
附：1、档案目录登记表
2、2010级新生邮寄至学校学生档案目录
3、2009级已上交档案班级
学 生 处
二○一○年九月二十七日
